Organizasyon firması seçerken deneyimi, benzer projeleri, hizmet kapsamını ve etkinlik günü görev yapacak ekibi birlikte değerlendirin. Ayrıntılı teklif, belirlenmiş sorumlular ve uygulanabilir bir alternatif plan, karar vermenizi kolaylaştırır.
Şirket pikniği, yılbaşı partisi, lansman, çalışan buluşması veya aile günü hazırlıyorsanız aşağıdaki on soruyu görüştüğünüz firmalara yöneltebilirsiniz.
1. Bizim Etkinliğimize Benzer Hangi Projeleri Yaptınız?
Genel bir referans listesi, firmanın sizin etkinliğinize uygun deneyimini tek başına göstermez.
Benzer katılımcı sayısında, aynı etkinlik türünde ve benzer mekân koşullarında gerçekleştirilmiş projeleri inceleyin. Fotoğraf veya videoların yanında firmanın o projede hangi hizmetleri üstlendiğini de sorun.
Örneğin şirket aile günü için çocuk aktiviteleri ve alan yönetimi; lansman için sunum, sahne ve teknik uygulama deneyimi önem kazanır.
2. Teklifinize Hangi Hizmetler Dahil?
Teklifte hizmetlerin adı, adedi, süresi ve kapsamı açık olmalıdır. “Ses sistemi”, “animasyon” veya “catering” gibi genel ifadeler, karşılaştırma yapmak için yeterli olmayabilir.
Şu bilgileri isteyin:
Ekipman ve aktivite adetleri
Personel sayısı ve görevleri
Hizmet süreleri
Menü ve porsiyon kapsamı
Kurulum, toplama ve nakliye
Dahil olmayan hizmetler
Firmanın yalnızca ekipman mı sağlayacağını, yoksa uygulama ve saha yönetimini de mi üstleneceğini netleştirin.
3. Etkinlik Günü Ana Sorumlumuz Kim Olacak?
Teklif aşamasında görüştüğünüz kişiyle sahadaki proje sorumlusu farklı olabilir. Etkinlik gününde kimin koordinasyon sağlayacağını önceden öğrenin.
Program değişikliği, servis gecikmesi veya teknik ihtiyaç gibi durumlarda hangi kişiye ulaşacağınızı belirleyin. Kurumunuzdan karar verecek kişiyi de aynı iletişim planına dahil edin.
İsim, görev ve iletişim bilgilerinin etkinlik öncesinde paylaşılmasını isteyin.
4. Mekân ve Teknik İhtiyaçları Nasıl Değerlendireceksiniz?
Etkinlik planının, alanın gerçek koşullarına uygun hazırlanması gerekir. Gerekli durumlarda keşif yapılmasını veya güncel ölçü, fotoğraf ve altyapı bilgilerinin incelenmesini isteyin.
Elektrik, zemin, tavan yüksekliği, araç erişimi, oturma düzeni ve ses kullanımı değerlendirilmelidir.
Özellikle sahne, şişme oyun veya geniş aktivite alanı kurulacaksa ekipmanın yerleşimi ve kullanım boşlukları netleştirilmelidir.
5. Hangi Hizmetleri Kendi Ekibinizle Sağlıyorsunuz?
Organizasyon firmaları bazı hizmetleri kendi ekipleriyle, bazılarını uzman iş ortaklarıyla sağlayabilir. Dış tedarikçi kullanılması tek başına olumsuz bir durum değildir.
Önemli olan hizmeti kimin uygulayacağı, kalite kontrolünü kimin yapacağı ve sorun halinde sorumluluğun nasıl yönetileceğidir.
Teknik ekip, sanatçı, catering ve aktivite uygulayıcılarının aynı çalışma planında nasıl koordine edileceğini sorun.
6. Program ve Personel Sayısını Nasıl Belirliyorsunuz?
Görevli sayısının katılımcı sayısı, hizmet kapsamı ve alan düzenine göre planlanması gerekir.
Karşılama, çocuk aktiviteleri, oyun istasyonları, teknik sistem ve ikram için hangi ekiplerin görev yapacağını öğrenin. Yoğun saatlerde oluşabilecek sıraların nasıl yönetileceğini sorun.
Takım etkinliklerinde istasyon kapasitesi ve tur süresi; aile gününde yaş grupları ve farklı katılım seçenekleri ayrıca değerlendirilmelidir.
7. Hava veya Teknik Aksaklık İçin Alternatifiniz Nedir?
Açık hava etkinliğinde yağış, rüzgâr ve aşırı sıcak; kapalı alanda ise elektrik veya ekipman aksaklığı programı etkileyebilir.
Etkinliğe uygun alternatiflerin teklif aşamasında görüşülmesini isteyin:
Hangi hizmetler farklı alana taşınabilir?
Hangi koşullarda program değişir?
Kritik teknik ekipman için yedek çözüm var mı?
Değişiklik kararını kim verir?
Katılımcılara bilgi nasıl aktarılır?
Alternatif planın uygulanabilirliğini, mekân ve ekipman koşullarıyla birlikte değerlendirin.
8. Güvenli Kullanım ve Katılım İhtiyaçları Nasıl Yönetilecek?
Seçilen aktivitelerin kullanım koşullarını, görevli desteğini ve yaş veya kapasite sınırlarını sorun.
Ekipman yerleşimi, geçiş yolları ve acil durumda izlenecek iletişim düzeni belirlenmelidir. Erişilebilirlik ve farklı katılım tercihleri program hazırlanırken dikkate alınmalıdır.
Hizmetin gerektirdiği belgeler ve varsa sigorta kapsamı hakkında bilgi isteyin. Genel ifadeler yerine, seçtiğiniz faaliyet için geçerli koşulları öğrenin.
9. Ödeme, Değişiklik ve İptal Koşulları Neler?
Toplam tutarın yanında ödeme takvimi, teklif geçerlilik süresi ve vergilerin dahil olup olmadığı açıkça belirtilmelidir.
Katılımcı sayısı, tarih, mekân veya hizmet süresi değiştiğinde fiyatın nasıl güncelleneceğini sorun. Erteleme ve iptal koşullarını yazılı olarak netleştirin.
Onaylanan kapsamın dışındaki ek hizmetler için kimin onay vereceğini belirleyin.
🔗 Kurumsal Etkinlik Bütçesi: Fiyatı Belirleyen 7 Kalem
10. Etkinlik Öncesinde Hangi Planları Paylaşacaksınız?
Etkinlik günü kullanılacak programın önceden hazırlanmasını isteyin. İhtiyaca göre alan yerleşimi, kurulum takvimi ve ekip görevleri de bu plana eklenebilir.
Şu belgeler koordinasyonu kolaylaştırır:
Onaylanmış hizmet kapsamı
Program ve servis saatleri
Kurulum, prova ve toplama takvimi
Görev ve iletişim listesi
Gerekli durumlarda alan yerleşimi
Alternatif uygulama planı
Etkinlik sonrasında teslim edilecek fotoğraf, video veya değerlendirme raporu varsa kapsamını da önceden belirleyin.
Firmaları Karşılaştırırken Aynı Bilgileri Paylaşın
Görüştüğünüz firmalara aynı tarih, lokasyon, katılımcı sayısı ve hizmet talebini iletin. Böylece tekliflerin karşılaştırılması daha anlamlı olur.
Yanıtları şu başlıklarda değerlendirebilirsiniz:
Benzer proje deneyimi
İhtiyacınızı anlama ve uygun öneri sunma
Teklif kapsamının açıklığı
Saha ekibi ve sorumluluk düzeni
Mekâna uygun uygulama planı
Değişiklik ve alternatif koşulları
Yanıtı belirsiz kalan konuları, karar vermeden önce yazılı olarak netleştirin.
Görüşmeye Başlamadan Önce Hazırlanacak Bilgiler
Organizasyon firmasının uygulanabilir bir öneri hazırlaması için şu bilgileri paylaşın:
Etkinliğin türü ve amacı
Tarih veya alternatif tarihler
Şehir, ilçe ve varsa mekân
Tahmini katılımcı sayısı
Çocuk ve aile katılımı
Düşünülen program süresi
Talep edilen hizmetler
Bütçe aralığı ve öncelikler
Mekânınız henüz belli değilse alan seçimi desteği istediğinizi belirtin.
Sık Sorulan Sorular
Organizasyon firmasıyla etkinlik ajansı arasında fark var mı?
Firmalar bu tanımları farklı biçimde kullanabilir. Bazıları konsept ve planlamaya, bazıları ekipman ve uygulamaya odaklanır. İsimden çok, teklif edilen hizmet kapsamını ve sorumlulukları değerlendirin.
En düşük fiyatlı organizasyon teklifini seçmek doğru mu?
Önce tekliflerin aynı hizmetleri içerip içermediğini kontrol edin. Süre, ekipman, personel ve nakliye kapsamı farklıysa toplam fiyatlar doğrudan karşılaştırılamaz.
Referans fotoğraflarını incelemek yeterli mi?
Fotoğraflar başlangıç için yararlıdır. Ancak projenin türünü, büyüklüğünü ve firmanın üstlendiği hizmetleri de öğrenin. Uygun olduğunda müşteri izniyle referans görüşmesi talep edebilirsiniz.
Bütün hizmetleri tek firmadan alabilir miyiz?
Kapsamı uygun olan bir firma farklı hizmetleri tek plan altında koordine edebilir. Hangi hizmetlerin kendi ekibiyle veya iş ortaklarıyla sağlandığını ve ana sorumlunun kim olduğunu öğrenin.
İstanbul dışındaki etkinliklerde nelere dikkat edilmeli?
Ekip ve ekipman ulaşımı, kurulum saatleri, varsa konaklama ve yerel mekân koşulları ayrıca değerlendirilmelidir. Şehir dışı operasyonun teklif kapsamına dahil olduğunu doğrulayın.
Etkinliğinize Uygun Organizasyon Planını Birlikte Oluşturalım
By Sergio Group, 1998’den günümüze edindiği deneyimle kurumsal etkinlik, şirket pikniği, aile günü, yılbaşı partisi, açılış ve marka organizasyonları için planlama ve uygulama çözümleri sunar.
İstanbul merkezli ekibimiz ve uzman grup markalarımızla; aktivite, eğlence, prodüksiyon, personel ve ekipman ihtiyaçlarını aynı organizasyon planında buluşturuyoruz. Proje ve operasyon koşullarına göre Türkiye genelinde hizmet veriyoruz.
Etkinlik tarihinizi, lokasyonunuzu, katılımcı sayınızı ve beklentilerinizi paylaşın; hizmet kapsamını birlikte belirleyelim.